نام فایل : ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان

فرمت : .pptx

تعداد صفحه/اسلاید : 29

حجم : 2 مگابایت

ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان
1

مقدمه
ارزشيابي، به عنوان يک فعل، از ابتداي خلقت بشر و در ذات و کردار اغلب موجودات زنده، به نوعي حضور داشته و اساسا مبناي رفتارهاي فطري و اکتسابي بشر بوده است. اديان الهي عموما معيار و شاخص هاي رفتاري و کرداري به انسانها عرضه کرده، در ازاي تبعيت از آنها پاداش‌هاي معين و در صورت استنکاف نيز مجازاتهاي معيني را بشارت داده اند.
در عصر اقتصاد مبتنی بر دانش، فعالیتهای ارزش آفرین سازمانها فقط متکی به داراییهای مشهود آنها نیست. امروزه دانش و قابلیت کارکنان، روابط با مشتریان و تأمین کنندگان مواد اولیه، کیفیت محصولات و خدمات، فناوری اطلاعات و فرهنگ سازمانی، دارایی هایی به مراتب ارزشمندتر از دارایی های فیزیکی اند و توانمندی سازمانها در بکارگیری این داراییهای نامشهود قدرت اصلی ارزش آفرینی آنها را رقم می زند و سنجش های مبتنی بر سنجه های مالی توانایی ارزیابی این داراییهای نامشهود و انعکاس تأثیر آنها بر موفقیت سازمانها را ندارند.
2
مقدمه
نـظام ارزيابي عملـکـرد، يـکي از مهمترين و پايـه اي تـريـن زيـر نـظام هـاي منـابع انساني محسوب مي شود ، بديهي است که ارزيابي عملکرد کارکنان فرايندي بسيار مهم و از حساس ترين مسائلي است که مسئولان سازمانها با آن روبه‌رو هستند.
شناخت مسائل و مشکلات و بهينه سازي نظام ارزيابي عملکرد، دست کم از دو بعد داراي اهميت است: اول اينکه سازمانها نيازمنـد آگـاهي از کـارايي کارکنان خويش اند تا بتوانند براي بهبود عملکرد و ارتقاي بهره‌وري فردي و سازماني، وضعيت منابع انساني خود را بهبود بخشيده، بر کميت و کيفيت توليدات خود بيفزايند.
دوم اينکه، آگاه شدن کارکنان از نتايج عملکرد خود براي آنها مطلوب بوده و عموماً احساس رشد خواهند کرد؛ به اين صورت که به نقاط قوت و ضعف خود پي برده، براي افزايش توانمندي هاي خويش براساس واقعيات تلاش خواهند کرد.
3
چکيده
فرايند ارزيابي عملکرد که امروزه بايد آن را در چارچوب مديريت عملکرد طراحي و پياده سازي نمود يکي از مهمترين فرايند توسعه منابع انساني به شمار مي رود. مهمترين عواملي که در طراحي يک فرايند ارزيابي عملکرد اثربخش لازم است مورد توجه قرار گيرند را مي توان به شرح ذيل برشمرد:
1- شفاف سازي ارتباط عملکرد کارکنان با استراتژي ها و اهداف سازمان
2- تعيين شاخصهاي عملکردي جهت ارزيابي
3-تعيين و برقراري ارتباط بين فرايند ارزيابي عملکرد با ساير فرايندهاي توسعه منابع انساني.
4
چرا نیازمند ارزیابی عملكرد هستیم؟
ارزشیابی كاركنان و بررسی رفتارها و قابلیت‌های آنها یكی از وظایف اصلی مدیران است. با آگاه‌سازی كاركنان از عملكرد خود، زمینه پرورش آنان فراهم خواهد شد و آگاهانه در زمینه جایگزین‌سازی رفتارهای مناسب، حذف رفتارهای منفی و غیراثربخش تلاش خواهند كرد. این امر نه تنها كارایی كاركنان را ارتقا خواهد داد بلكه موجب اثربخشی سازمان نیز خواهد شد.
5
چگونه عملکرد افراد را مورد ارزيابي قرار دهيم؟
مهمترين ابزارها و تکنيک ها براي ارزيابي عملکرد به شرح ذيل است:
1. مشاهده ؛
2. مصاحبه؛
3. پرسشنامه / فرم؛
4. گزارشهاي آماري ، کتبي و سيستمي؛
5. استانداردها / مدلهاي ارزيابي (‌سيستم‌هاي مديريت کيفيت Iso9001 ، EFQM و ... ).
کاربرد هريک از اين ابزارها به تنهايي براي ارزيابي تمامي عوامل کفايت نمي‌کند، بلکه لازم است که با توجه به عاملي که مورد ارزيابي قرار مي گيرد از هريک از اين ابزارها به تنهايي ويا به صورت تلفيقي استفاده کرد.
6
ارزيابي عملکرد توسط چه کساني و در چه مکاني قابل اجرا مي‌باشد؟
در اغلب سازمان‌ها ارزيابي کارکنان توسط مدير مستقيم يا سرپرستان کارکنان انجام مي‌گردد زيرا مديران مستقيم از تناسب نيازها، بايدها و نبايدها و قابليت‌هاي مشاغل و جايگاه‌هاي سازماني واحد، و همچنين نقط ضعف و قوت کارکنان خود آگاهند و همچنين از آنجايي که بطور متداول و معمول مديران مستقيم بر نحوه پاداش، ارتقاء، تنزل رتبه کارکنان خود اعمال نظر مي‌نمايند، قطعاً کارکنان نيز اعتبار بيشتري براي ارزيابي ايشان قايل هستند. البته اين مانع از آن نيست که جهت جلوگيري از پيش داوري و اعتباردهي به ارزيابي، اين فرايند توسط شخص ثالث انجام گردد.
مکان ارزيابي نيز بهتر است در اطاق کنفرانس، بصورت رو در رو انتخاب شده و اختلاف سطحي (از نظر فيزيکي) بين ارزياب و ارزيابي‌شونده وجود نداشته باشد. بهتر است مکان برگزاري جلسه ارزيابي ساکت بوده و سايرين نيز نبايد مذاکرات جلسه ارزيابي را بشنوند. زمان مناسب براي برگزاري جلسه ارزيابي در حدود نيم ساعت کافيست. هرچند ارزيابي‌شونده حق دارد پس از پايان جلسه ارزيابي از نتايج ارزيابي و نظرات ارزياب در مورد خود مطلع گردد ولي بهتر است در طي جلسه و قبل از پايان ارزيابي، از نظرات ارزياب مطلع نگردد.
7
خصوصيات شخصيتي ارزياب
اصل اساسي در اطمينان از صحت ارزيابي، انتخاب صحيح ارزياب از نظر خصوصيات شخصيتي وي مي‌باشد زيرا اگر شخص ارزياب دچار مشکلات شخصيتي باشد نه تنها صحت ارزيابي مخدوش خواهد شد بلکه انجام ارزيابي منجر به نتيجه معکوس در سطح کارکنان و سازمان خواهد شد. ارزياب نبايد به هيچ وجه از به عهده گرفتن مسئوليت اقدامات خود هراس داشته باشد. اگر اشتباهي کرده است و يا در وقوع آن سهيم بوده از اعتراف به آن نهراسد. به کارکنان جهت دفاع از خود فرصت کافي بدهد ولي در عين حال ابتکار عمل و محوريت جلسه را به عهده بگيرد.
جلب اعتماد و کسب مقبوليت در بين کارکنان بسيار مهم است بنابراين بايد از يکجانبه‌نگري و ورود اتهامات بي‌مبنا به کارکنان خودداري نمود و از سوي ديگر چنانچه اتهامي از سوي ارزيابي‌شونده به ارزياب وارد شود با سعه صدر و تحمل اتهامات سعي در توجيه غيرمستقيم اتهامات وارده داشته باشد و از رويارويي مستقيم با اتهامات و انکار آنها خودداري نمايد. شخص ارزياب بايد بسيار بردبار و باتحمل بوده و اختيار خود را در صورت بروز حساسيت‌هايي از سوي هر يک از کارکنان از دست ندهد زيرا پايين بودن استانه تحمل ارزياب يکي از بزرگترين آفات ارزيابي بشمار مي‌رود.
از ديگر خصوصيات بارز ارزياب رازداري وي مي‌باشد و اين نکته بايد هميشه در نظر ارزياب قرار داشته باشد که محتوا و نتيجه و بطور کلي جريان جلسات ارزيابي کاملاً محرمانه مي‌باشد و اين نکته نيز بايد به اطلاع ارزيابي‌شونده برسد.
8
نحوه مواجهه با سئوالات بي جوابي که درجلسه ارزيابي طرح مي‌گردد
در طي جلسه ارزيابي سئوالاتي از سوي کارکنان مطرح مي‌گردد که تقريباً هيچ جواب يا راه‌حلي براي آنها وجود ندارد. بعنوان مثال در سازمان‌هايي که ارتقاء سازماني و يا افزايش حقوق و مزاياي کارکنان بر مبناي مقررات خاصي مانند سابقه کار و عواملي از اين دست صورت مي‌پذيرد، براي کارکنان اين سئوال ايجاد مي‌شود که بر خلاف رضايتي که در هر جلسه ارزيابي از وي مطرح مي‌گردد، مشمول هيچگونه ارتقاء شغلي يا افزايش حوق و مزايا نشده است. اين طرز فکر نه تنها مقبوليت عمومي ارزيابي را زير سئوال مي‌برد، شخص ارزياب را نيز بعنوان مدير مستقيم، بي‌اعتبار مي‌نمايد. در مواجهه با اينگونه موارد بهتر است ضمن همدردي گفته‌هاي ارزيابي‌شونده را تصديق نموده و بحث را خاتمه دهيم زيرا ادامه بحث فقط منجر به سرخوردگي و نااميدي و نهايتاً افت عملکرد شخص ارزيابي‌شونده خواهد شد.
9
فرم ارزيابی اختصاصی عملکرد مديران پايه
10
فرم ارزيابی عمومی عملکرد مديران پايه
11
فرم ارزيابی اختصاصی عملکرد مديران ميانی و کارمندان
12
فرم ارزيابی عمومی عملکرد مديران ميانی
13
فرم ارزيابی عمومی عملکرد کارمندان
14
نکاتي که بايد در حين تکميل فرم ارزيابي مدنظر داشت
اولاً هميشه در نظر داشته باشيد که جلسه ارزيابي عملکرد به منظور قضاوت در مورد عملکرد (منتهي به نتيجه مطلوب يا نا مطلوب) کارکنان تشکيل شده است بنابراين مطلقاً بايد از اظهار نظر در مورد شخص ارزيابي‌شونده خودداري گردد و اين موضوع به اطلاع تمام کارکنان رسانده شود.
ثانياً بايد از اظهار نظر در مورد شخصيت ارزيابي‌شونده تحت هر عنوان ولو بصورت ضمني، خودداري کرد زيرا در اينصورت کل فرايند ارزيابي عملکرد مظنون به جانبداري يا منفي‌نگري خواهد شد.
به خاطر محدوديتهاي مرتبط با مقررات حکومتي موجود، بهتر است در مکتوب نمودن مذاکرات جلسات ارزيابي با ملاحظه و مشورت مسئولان و مشاوران حقوقي سازمان اقدام نمود تا بعداً عواقب آن گريبانگير سازمان نشود (هرچند که قاعدتاً اينگونه فرمها محرمانه تلقي شده و محافظت مي‌گردند). در اغلب موارد رابطه‌اي که در اثر جلسات ارزيابي بين مديران و کارکنان برقرار مي‌شود فرصت مغتنمي محسوب مي‌شود که مدتها منتظر آن بوده‌ايم. بنابراين لزوم حفظ اين فرصت و رابطه ارزشمند اقتضاء مي‌نمايد که از درج بعضي از جزئيات در فرم مربوطه خودداري نماييم ولي قطعاً اين موارد نيز بايد هميشه مدنظر شخص ارزياب باشد. نهايتاً و در يک جمع‌بندي مي‌توان گفت که محاسن مکتوب نمودن نتايج جلسه ارزيابي، بيشتر از معايب آن است زيرا نگهداري اين نتايج در پرونده پرسنلي کارکنان مي‌تواند بازخورد خوبي را جهت تصميمات مديريتي بعدي به سازمان بدهد.
15
معایب ارزیابی توسط همكاران یا همردیفان
▪ رقابت بین همردیفان برای به دست آوردن امتیازات و پاداش‌ها، مانع از ارزیابی درست و بحق توسط همكاران هم‌درجه می‌شود.
▪ همردیفان تمایل دارند، همكار خود را در سطحی پایین‌تر درجه‌بندی كنند.
....